Flüge verrechnen -
eine einfache Aufgabe!
Digitale Verrechnung,
WENIG AUFWAND
Die Abrechnung von Flügen kann zu einer großen Aufgabe werden. Zeitberechnungen, pilotspezifische Gutschriften, individuelle Flugzeuggebühren, Treibstoffrückerstattungen und mehr können zu Komplexität führen. Das Verrechnungsmodul kombiniert all diese Funktionen einwandfrei und unterstützt Sie bei Ihren Verrechnungssaktivitäten!
Elektronische Rechnungen auf Basis der Logbucheinträge erstellen oder manuelle Rechnungen mit eigenen Rechnungsposten
Freigabeprozesse verhindertn versehentliches Versenden
Piloten erhalten digitale Rechnung als PDF per Mail und in der Applikation unter "Meine Rechnungen"
Automatische Berücksichtigung von Guthaben, Treibstofferstattung und pilotenspezifischen Flugzeuggebühren
Verarbeiten von Kosten und individuellen Kosten- oder Guthabenposten ermöglicht Flexibilität
Export von Rechnungs- und Zahlungslaufdaten zur weiteren Tabellenkalkulation
Verrechnung auf Basis
VON LOGBUCHDATEN
Die Basis für die Verrechnung sind die digitalen Logbuchdaten, welche die Flüge der Piloten repräsentieren. Jeder Eintrag stellt dabei einen Rechnungsposten für die Verarbeitung dar.
Piloten tragen die Fluginformation, inklusive Treibstoffbelege und sonstige Kosten im digitalen Logbuch ein
Piloten können Treibstoffbelege direkt zu dem Flug über ihr Smartphone oder Tablet hochladen, was die Koordination von Rückerstattungen erleichtert
Die Verrechnung kann in Echtzeit erfolgen, sobald Flugdaten verfügbar sind. Logbuchdaten werden berücksichtigt, bis der Flug abgerechnetist.
Manuelle Rechnungen können für nicht-flugbezogene Kosten erstellt werden, z.B. jährliche Vereinszahlungen oder allgemeine Gebühren für Piloten
Der Verrechnungsprozess
Nur wenige Schritte sind notwendig, um den Verrechnungsprozess in apron:pilot zu starten!
Flüge auswählen
Auf Basis verschiedener Kriterien werden Flüge für die Verrechnung vorgefiltert. Es können alle Flüge oder nur bestimmte Flüge sein. Sie bestimmen!
Zahlungslauf & Rechnungen erstellen
Basierend auf der Flugauswahl legt das System automatisch eine Rechnung pro Pilot mit den zu verrechnenden Flügen an.
Freigeben & Abwickeln
Jede Rechnung kann geprüft, adaptiert und erweitert werden. Nach der Freigabe durch den Administrator wird die Rechnung für das automatische Verarbeiten vorgemerkt. Das wars!
Elektronische Rechnungen
ALS PDF
The elektronische Rechnung wird automatisch zu einem PDF umgewandelt. Eine Vorschau ist jederzeit im Prozess möglich, um Fehler zu korrigieren und Überraschungen zu vermeiden.
Das PDF wird verpackt und als Anhang in einer Mail an den Piloten versendet (Der Versand kann verhindert werden, wenn notwendig).
Piloten können die elektronische Rechnung auch über "Meine Finanzen" in der Applikation direkt abrufen und diese als "bezahlt" markieren, um eine zwei-Wege Kommunikation zu ermöglichen - beides ist konfigurierbar und kann eingeschränkt werden.
Anpassungsoptionen beinhalten: zwei freidefinierbare Spalten in der PDF Fußzeile, individueller Einleitungs- und Schlusstext (z.B. für Bankinformationen) und individuelle (pro Rechnung) Kommentare (angehängt zum PDF)
Das PDF wird verpackt und als Anhang in einer Mail an den Piloten versendet (Der Versand kann verhindert werden, wenn notwendig).
Piloten können die elektronische Rechnung auch über "Meine Finanzen" in der Applikation direkt abrufen und diese als "bezahlt" markieren, um eine zwei-Wege Kommunikation zu ermöglichen - beides ist konfigurierbar und kann eingeschränkt werden.
Anpassungsoptionen beinhalten: zwei freidefinierbare Spalten in der PDF Fußzeile, individueller Einleitungs- und Schlusstext (z.B. für Bankinformationen) und individuelle (pro Rechnung) Kommentare (angehängt zum PDF)
Rechnungs-Guthaben Verwaltung für Piloten (z.B. Einmalzahlungen, Vorauszahlungen etc.)
Individuelle Flugzeuggebühren, wenn Guthaben einbezahlt wird (z.B. Kauf einer bestimmten Anzahl an Flugstunden mit niedrigerem Minutenpreis)
Negative Rechnungsbeträge führen automatisch zu Guthaben für die nächste Rechnung, die automatisch berücksichtigt werden.
Individuelle Flugzeuggebühren pro Piloten möglich, z.B. mehrere Fliegerclubs, die Flugzeuge zu unterschiedlichen Konditionen verwenden
Guthaben &
Fugzeuggebühren
Individuelle Guthaben für Piloten können erstellt und zugeordnet werden. Diese Guthaben werden bei den Verrechnungen berücksichtigt.
Weiters können individuelle Flugzeuggebühren durch Guthabenzahlungen eingetragen und verwendet werden.
Unterschiedliche Flugzeuggebühren für Piloten können eingetragen werden, wenn notwendig.
Weiters können individuelle Flugzeuggebühren durch Guthabenzahlungen eingetragen und verwendet werden.
Unterschiedliche Flugzeuggebühren für Piloten können eingetragen werden, wenn notwendig.
Eigene Rechnungs-positionen*
Jede Rechnung kann manuell bearbeitet werden. Eigene Rechnungspositionen - Kosten oder Guthaben - können eingetragen werden. Wenn Piloten das Flugzeug nicht gereinigt haben, führt es zu Zusatzkosten. Wenn sie es besonders genau gereinigt haben, vielleicht ein Guthaben?
Manuelle Rechungen ermöglichen über diese Rechnungsposten auch Rechnungen ohne zugehörige Flüge zu erstellen: beispielsweise die jährliche Mitgliedsgebühr oder sonstige Charter-bezogene Gebühren.
Es ist einfach & liegt an dir!
* nur verfügbar im Advanced oder Business Abo!
Export Funktionalität*
Nach dem Erstellen der Rechungs- und Zahlungslaufdaten kann es notwendig sein, die Daten zu exportieren - zum Beispiel zur weiteren Verarbeitung in anderer Software oder internem Buchhaltungssystem.
Das Verrechnungsmodul enthält Exportfunktionen, die den Export der Daten in eine Tabelle für weitere Manipulation oder Statistiken ermöglicht.
* nur verfügbar im Advanced oder Business Abo!
Das Verrechnungsmodul enthält Exportfunktionen, die den Export der Daten in eine Tabelle für weitere Manipulation oder Statistiken ermöglicht.
* nur verfügbar im Advanced oder Business Abo!
Tabellenexport
Export in Tabellen-Datei (.xlsx) der Rechnungsdaten, Zahlungslaufdaten und Guthabeninformationen
Sammel-PDF Download
Der Sammel-PDF Download ermöglicht den Download jedes PDFs automatisch kombiniert in eine einzige Datei für Druck oder Archivierung.
Definition von flugzeug- und / oder pilotspezifischen Gebühren, berechnet auf der Grundlage von Flugzeit- oder Zählern (z.B. Total Time in Service, Hobbs)
Vier Optionen für die Rückerstattung von Treibstoff (Nichts erstatten, den vollen Betrag, bis zu einem festgelegten Höchstbetrag oder einen festen Preis pro Einheit)
Die Anpassung der PDF-Rechnung umfasst zwei benutzerdefinierte Spalten in der Fusszeile, benutzerdefinierten Einleitungs- und Schlusstext inkl. Platzhaltern (z.B. Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum & weitere) und einem benutzerdefinierten Logo & Texte
Die Rechnungserstellung erfolgt ohne oder mit Ausweisen der Steuer als steuerliche Rechnung (Steuerliche Rechnungen nur im Business Abo verfügbar)
Anpassen des Rechnungsnummern-Formates mit vordefinierten Platzhaltern wie Monat, Tag, Empfängername und weitere (nur für Business-Abo)
Konfiguration & Anpassungsoptionen
Jeder Fliegerclub, Flugzeugbesitzer oder jede Flugschule hat eigene Kriterien, um Rechnungen zu erstellen. Das Rechnungsmodul bietet eine standardisierte Art der Rechnungsbearbeitung mit der Möglichkeit, verschiedene Optionen zu konfigurieren.
Ziel ist es, die Rechnungsstellung so einfach und schnell wie möglich zu gestalten, ohne dass stundenlange Konfigurations- und Einrichtungsarbeiten erforderlich sind.
Ziel ist es, die Rechnungsstellung so einfach und schnell wie möglich zu gestalten, ohne dass stundenlange Konfigurations- und Einrichtungsarbeiten erforderlich sind.
Abo Pakete
Während die Basisversion von apron:pilot kostenlos bleibt, ist das Verrechnungsmodul eine kostenpflichtige Erweiterung zur Applikation, verfügbar in drei Paketen
Basic
€ 5
- 10 Rechnungen/Monat inkludiert
- € 0,60 / zusätzliche Rechnung
- PDF Rechnungen erstellen & Versenden
- Piloten-spezifische Flugzeuggebühren
- Guthabenverwaltung
- Treibstoff-Kostenerstattung
Advanced
€ 9
- 25 Rechnungen/Monat inkludiert
- € 0,50 / zusätzliche Rechnung
- Alles aus BASIC plus folgendes:
- + Benutzerdef. Erstattungen
- + Benutzerdef. Kosten
- + Exportfunktionalität (XLS, PDF)
- + Manuelle Rechnungen, ohne Flüge
- + Separate Rechnungsadresse für Piloten
- + Zusätzlicher Zähler zur Verrechnung
- + Automatische Landegebühren
- + Guthaben ausnehmen
- + Rechnung an Dritten
Business
€ 12 /Monat oder
€ 129 /Jahr
€ 129 /Jahr
- Unlimitiert Rechnungen/Monat
- Keine extra Gebühren
- Alles aus BASIC & ADVANCED plus folgendes:
- + Konfigurierbares Rechnungsnummern-Format
- + Erhöhen/Verringern des Rechnungszählers
- + Rechnung mit ausgewiesener Steuer
- + Kein "apron:pilot"-Wasserzeichen auf PDF Rechnung
- + Konfiguration von Farben (Corporate Design)
- + Anhänge zur Rechnung hochladen & mitsenden
Abonnementlaufzeit ist monatlich / jährlich, Kündigung jederzeit möglich, es gilt eine Karenzzeit, keine Rückerstattung der nicht genutzten Zeit.
Zahlbar mit gängigen Kreditkarten, Apple Pay, Google Pay, PAYPAL oder SEPA
Abo Pakete & Details
Hier finden Sie Details und Unterschiede zwischen den drei Paketen.
BASIC | ADVANCED | BUSINESS | |
Monatliches Abo, Preis | € 5 | € 9 | € 12 |
Jährlich Abo, Preis | - | - | € 129 |
Inkludierte Rechnungen Wenn die Anzahl der im Paket inkludierten versendeten Rechnungen erreicht ist, werden zusätzliche Rechnungen separat nachverrechnet (außer im Business-Paket) | 10 | 25 | n/a |
Zusätzliche Gebühren Zusätzlich pro versendeter Rechnung verrechnet, wenn außerhalb der im Paket inkludierten Mengen. | € 0,60 | € 0,50 | n/a |
Erstellen & Versenden der PDF Rechnung Nach der Bearbeitung und Freigabe wird die elektronisch Rechnung in eine PDF Datei umgewandelt. Das PDF wird per E-Mail an die Piloten versendet und ist unter "Meine Finanzen" abrufbar. | |||
Piloten-spezifische Flugzeuggebühren Für Piloten sind Flugzeug-spezifische Gebühren konfigurierbar, auch auf Basis von Einzahlungen. Verrechnung auch über Zähler möglich (z.B. Hobbs). | |||
Benutzerspezifische Guthaben Für jeden Piloten kann ein Guthaben angelegt werden, das der Pilot einbezahlt hat. Auch falls Rechnungen in einem Guthaben resultieren, wird dies im Hintergrund gespeichert und dem Piloten angezeigt. | |||
Treibstoff Erstattung pro Flug Extern bezahlte Betankungen können über Hochladen des Belegs einfach in der Rechnung berücksichtigt werden. | |||
Benutzerspezifische Erstattungen Piloten können auch sonstige Belege für sonstige Kosten, z.B. Kauf von Öl oder TKS Flüssigkeit, eintragen, um diese in der Rechnung zu berücksichtigen. | - | ||
Benutzerspezifische Rechnungsposten Ermöglicht das Hinzufügen von benutzerspezifischen Rechnungsposten (Guthaben oder Kosten), z.B. Gebühren für die Flugzeugreinigung. | - | ||
Manuelle Rechnungen Erstellen von Rechnungen ohne zugehörigen Flügen und nur mittels benutzerdefinierten Rechnungsposten | - | ||
Separate Rechnungsadressen Es können separate Rechnungsadressen für Piloten definiert werden, die dann statt der privaten Adresse verwendet werden. | - | ||
Exportfunktionalität Ermöglicht das Exportieren von Rechnungs- und Zahlungslaufdaten, als auch von Sammel-PDF für die weitere Verwendung. | - | ||
Zusätzlicher Zähler für Verrechnung Wenn für ein Flugzeug in Verwendung, kann der zusätzliche Zähler auch für die Verrechnung verwendet werden | - | ||
Automatische Gebühren Es können Regeln konfiguriert werden, die dafür sorgen, dass benutzerdefinierte Rechnungsposten - z.B. Landegebühren - automatisch zur Rechnung hinzugefügt werden. | - | ||
Guthaben ausnehmen Guthaben können in der jeweiligen Einzelrechnung ausgenommen werden, bspw. um für spätere Rechnungen zu verwenden. | - | ||
Rechnung an Dritten Es können Rechnungen auch an systemfremde Personen erstellt & versendet werden, bspw. an eine Flugschule, die die eigenen Luftfahrzeuge verwendet. | - | ||
Konfigurierbares Rechnungsnummern-Format Wenn notwendig, kann ein eigenes Format für Rechnungsnummern anhand von einigen Platzhaltern und Datenwerten konfiguriert werden (z.B. Freitext, Monatszahl, Empfängername und weitere) | - | - | |
Erhöhen / Verringern des fortlaufenden Rechnungszählers Wenn Rechnungen auch außerhalb von apron:pilot verarbeitet werden, kann es notwendig sein die fortlaufende Rechnungsnummer auch an das externe System anzugleichen | - | - | |
Steuerliche Rechnungen Für die Erstellung von steuerlichen Rechnung wird dieses Feature benötigt. Damit wird das Hinterlegen von Steuerwerten möglich und die Rechnung unterscheidet zwischen Netto- und Bruttobeträgen. | - | - | |
Kein "apron:pilot"-Wasserzeichen im PDF Mit dieser Version wird auf dem PDF kein Wasserzeichen mit dem Hinweis auf apron:pilot inkludiert. | - | - | |
Konfiguration von Farben Es können die eigenen Corporate Design Farben für die PDF Rechnung konfiguriert werden. | - | - | |
Anhänge für Rechungen In der Rechnung können Anhänge & Dokumente hochgeladen werden, die in der Applikation verfügbar sind aber auch per Mail mitgesendet werden. | - | - |
Klingt gut?
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